経理・労務担当者の同時休職に対する即日訪問と業務防衛事例｜解決事例04

〜機能停止からの危機回避と、給与計算BPO・常駐型経理委託による安定稼働〜（/operation/case/emergency-staffing-absence/）
事例の概要
対象企業： 年商30億円規模・サービス業（従業員約150名）
担当コンシェルジュ： シニアコンシェルジュ T.Y.（経理・人事労務・BPO・緊急対応スペシャリスト）
トラブルの根本原因： 退職・休職・繁忙期による物理的な経理の手不足（Cause 04：リソース絶え・過多）
主要な成果： 同時休職による機能停止から、即日訪問により業務を防衛。支払管理帳票の整備、振込口座の一本化、規程に基づく給与計算と社長決済により遅延ゼロを達成。その後、BPO先の選定から引き継ぎまでを一括対応し、給与計算は翌月からBPO移行で順調に稼働、経理処理は常駐型業務委託により強固な安定稼働体制を確立。
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企業プロファイルと解決前の課題（Before）

企業プロファイル
売上規模： 約30億円
業種： サービス業（正社員・アルバイト・パートなど多様な雇用形態が混在）
経理・労務体制： 経理担当1名、人事労務（給与計算）担当1名
使用システム： クラウド給与計算ソフト ＋ 会計ソフト ＋ 複数の銀行口座
解決前の深刻な課題
本事例の企業では、長年それぞれの業務を1人で担当していた経理担当者と労務担当者が、病気やメンタル不調などの理由により、わずか数日の間に相次いで休職・出社不能となる異常事態が発生しました。
課題 1：給与支給日と月末支払いが数日後に迫る中での完全機能停止
従業員150名分の給与計算と、取引先への月末支払いの作業が手付かずのまま放置され、会社として最も重要な「お金を払う機能」が完全に停止していました。
課題 2：支払管理帳票が未整備で「何を・いつ・どの口座から支払うのか」が不明
支払に関する管理帳票が一切整理されておらず、どの取引先に何をいつ支払うべきかが分からない状態でした。さらに、振込元口座のルールも曖昧で、その時々によってバラバラの口座から振り込まれていたため、資金の動きが完全にブラックボックス化していました。
課題 3：規定通りに支払われていない「実際の運用（慣習）」の不透明さ
担当者不在により、過去に現場でどのような自己流処理や例外運用が行われていたかが社内の誰も把握できず、手出しができない状態に陥っていました。

なぜ同時休職で業務が停止したのか？ 原因の構造分析

この問題の真因は、突発的な休職そのものだけでなく「支払管理帳票や振込口座ルールの無秩序さと、規程と乖離した現場運用の放置」にありました。
1.支払管理の不備と振込元口座の無秩序な運用（暗黙知化）
「何をいつ支払うのか」「どの口座から出金するのか」が可視化されておらず、担当者個人の記憶や感覚に頼った運用がなされていました。振込元口座が毎回バラバラであったことも重なり、担当者が不在になった瞬間に支払実務が迷宮入りしました。
2.規程通りに運用されていない「現場の自己流処理」の暗黙知化
本来、就業規程や給与規程に沿って計算を行えば給与計算自体は難しくありません。しかし、休職した担当者が規程と異なる独自の運用を行っていたため、他部署の人間が「実際の運用」を解明できず、手作業がストップしていました。
3.労務側と会計（経理）側における「発生タイミングの認識ギャップ」
給与や社会保険料の処理において、労務側の発生タイミング（給与締め日・支給日・控除月）と会計側の発生タイミング（費用計上・未払計上）のズレを整理できる人間がおらず、不整合に拍車がかかっていました。
詳しくはこちら：経理のリソース不足・業務過多（Cause 04）の構造解説ページへ

実施した解決施策（コンシェルジュ T.Y.によるアプローチ）

SOSを受けたシニアコンシェルジュ T.Y.は、即日現場へ駆けつけ、「緊急防衛」から「外部リソース（BPO・常駐委託）選定と引き継ぎの完了」までを一気通貫で主導しました。
1. 支払管理帳票の緊急作成と「振込元口座ルール」の明確化
社内に散乱していた請求書、未払金データ、通帳履歴を網羅的に洗い出し、「何を・いつ・どこへ・いくら支払うべきか」を一覧化した「支払管理帳票（支払予定表）」を即座に作成。さらに、バラバラだった振込元口座の運用ルールを資金繰りに合わせて最適化・統一し、社長決済を経ることで月末の取引先支払いを完遂させました。
2. 規程に基づく給与計算の実施と社長決済による給与防衛
不透明だった「現場の例外運用」を追いかけることをやめ、就業規程・給与規程に則って正しく給与計算を実行。規程通りに算出した結果について「今回の緊急対応として規程通りに支払う」旨の決済（承認）を社長から受けることで、給与支給日の直前で遅延ゼロの防衛を達成しました。
3. BPO先の選定から引き継ぎまで対応し、給与BPO・常駐型経理委託を確立
支給控除一覧と会計仕訳から労務と会計の発生タイミングのズレを整理し、マニュアル化。その上で、最適なBPOベンダーの選定から業務引き継ぎまでをT.Y.が全面的に支援しました。給与計算については翌月からBPO運用を開始し問題なく稼働、経理処理については常駐型の業務委託を敷くことで、社内に依存しない強固な安定稼働体制を再構築しました。

解決の成果（After：定量的効果）

顧客のコメント
「経理と労務の担当者が同時に倒れて業務が完全にストップし、絶望的でした。T.Y.さんに即日来ていただき、支払管理帳票の作成や振込口座の統一、規程に基づく給与計算と社長決済まで一気に進めてくださったおかげで、支払いも給与も遅延ゼロで乗り切れました。さらに、その後のBPO先の選定や実際の引き継ぎまで丸ごと対応していただき、給与計算は翌月からBPOで順調に動き、経理は常駐型の業務委託で非常に安定して回っています。二度と業務が止まらない体制ができて本当に感謝しています。」

この事例を担当したコンシェルジュと関連ページ

担当コンシェルジュ
シニアコンシェルジュ T.Y.
経理・人事労務・給与計算のBPO（アウトソーシング）構築、委託先の選定・引き継ぎ主導、および突発的な欠員に対する緊急リソース対応において圧倒的な実績を持つスペシャリスト。
シニアコンシェルジュ T.Y. の詳細プロフィールを見る
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従業員150名規模のサービス事業者において、経理と労務の担当者が同時に突発休職し業務が停止した問題を、プロのコンシェルジュが即日対応で解決しました。支払管理帳票の作成、振込口座の統一、規程に基づく給与計算と社長決済により遅延ゼロで支払・給与支給を完遂。その後、コンシェルジュがBPO先の選定から引き継ぎまでを一括対応し、給与計算は翌月からBPO開始で問題なく運用中、経理処理は常駐型の業務委託により安定稼働を確立させました。

この事例（突発休職・緊急対応・給与計算BPO・常駐型経理委託）に関するよくある質問（FAQ：全10選）

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